Pese a que inicialmente no está previsto,  el director general de la unidad administrativa especial de la Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales (DIAN) a través del proyecto de resolución ha establecido un plazo especial para la primera transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para los empleadores que tienen a su cargo entre uno (1) y diez (10) empleados.

Estos empleadores podrán realizar la primera transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento derivado de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, correspondientes a los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, de forma independiente, dentro de los diez (10) primeros días del mes de marzo de 2022.

La implementación de la nómina electrónica puede suponer un cambio en los sistemas de facturación de las compañías. “Al igual que lo ocurrido con la factura electrónica, - comenta Alberto Redondo, CMO de SERES para Iberia y LATAM - el camino más fácil, rápido y económico para adaptarse al nuevo sistema es trabajar con un proveedor de servicios, un tercero de confianza, como SERES, que asuma todo el proceso”.

Desde el pasado 1 de noviembre estas pymes estaban obligadas a emitir nóminas en formato electrónico a la DIAN, de acuerdo con el calendario establecido por la autoridad fiscal, sin embargo estos plazos finalmente se han flexibilizado para facilitar la adopción del nuevo formato de nómina.

La gran diferencia de la nómina electrónica frente al proceso que se ha realizado históricamente, es que este es un reporte detallado a la Dian sobre la generación de la nómina para poder sustentar los gastos y deducciones en las declaraciones tributarias.

Las empresas obligadas que no implementen la nómica electrónica se enfrentan a posibles sanciones si no se suministra la información exigida, con multas del 5% de la suma de la nómina electrónica. Además, si  se suministra información errónea y no se corrige dentro de los plazos,  la multa será del 4% de la suma total de la nómina electrónica.

¿Cómo funciona la nómina electrónica?

La solución desarrollada por SERES genera nóminas electrónicas a partir de la información obtenida del software de nómina de la empresa y las envía a la Unidad Administrativa Especial de la DIAN, de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos en la Resolución 000013.

Una vez que la DIAN recibe la nómina, el sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la DIAN”. Con la validación obtenida, la solución de SERES integra el mensaje de la DIAN en la herramienta de gestión interna de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados.

Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizado su integridad y confidencialidad.

SERES cuenta con más de 30 años de experiencia en el sector y ha colaborado con la DIAN desde la puesta en marcha del proyecto de masificación de la factura electrónica de Colombia. Su misión es asesorar y acompañar de manera personalizada a los clientes para que la transformación digital de su empresa se realice de manera exitosa.